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Martedì, 22 Febbraio 2011 15:25

iDoc

iDoc® archiviazione ottica dei documenti

Il software proposto da SYSTEM Srl è uno strumento innovativo e completo in termini di funzionalità, che si distingue non solo per l'indiscussa qualità dei contenuti ma anche per il non meno rilevante aspetto dei costi di acquisizione, di sicuro interesse.
Riteniamo importante far presente che iDoc  prevede, all'interno di un apposito modulo, la gestione automatica del processo di archiviazione sostitutiva: firma digitale, Marca Temporale ed Evidenza Informatica (impronta del documento).
Per l’archiviazione sostitutiva i principali riferimenti normativi sono i seguenti:

• DPCM 13/01/2004, pubblicato sulla G.U. n. 98 del 27/04/2004 (sostituisce il DPCM 08/02/99)
• DECRETO 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto (G.U. 3 febbraio 2004, n. 27)
• Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. (Deliberazione n. 11/2004) - (G.U. 9 marzo 2004, n. 57)
• Fatture elettroniche – attuazione della direttiva 2001/115/CE D. Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52, pubblicato sulla G.U. n. 49 del 28/2/2004
• AGENZIA DELLE ENTRATE DIREZIONE CENTRALE NORMATIVA E CONTENZIOSO Circolare del 06/12/2006 n. 36.

L’assidua attività di ricerca e sviluppo finalizzata al periodico aggiornamento delle tecnologie esistenti con conseguente adeguamento ai nuovi standard permette di realizzare prodotti dalle elevate performance che contribuiscano a rendere il lavoro quotidiano il più redditizio possibile.
Le soluzioni offerte sono incentrate, prevalentemente, sull'archiviazione di documenti cartacei e di files in forma digitale e sul "workflow", vale a dire la gestione del flusso dei documenti.

La soluzione che Vi proponiamo per l’archiviazione digitale è iDoc ®.

iDoc  è una procedura che consente di scansionare tutti i documenti cartacei (fatture, DDT, lettere ecc..), di riconoscerne gli elementi significativi (categoria, data, numero documento, importi imponibili, IVA, scadenza pratica, mittente, destinatario, ecc..) e di memorizzarli con varie chiavi di ricerca.
I documenti vengono trasformati in immagini digitali, files di tipo PDF o TIFF, attraverso un qualsiasi scanner (preferibilmente con caricatore ADF oppure una macchina Digitale Multifunzione, per scansionare in pochissimo tempo grandi volumi di documenti).

I documenti già presenti in forma digitale, in quanto generati da altro software o ricevuti come allegati di e-mail, possono essere comunque archiviati in modo organizzato secondo le esigenze aziendali in maniera tale da essere velocemente rintracciati e riprodotti.

I documenti, una volta acquisita la forma digitale, vengono catalogati ed archiviati nel database di iDoc . In qualunque momento è possibile rintracciare i documenti (per utente, clienti/fornitori, status e tipologia di archiviazione) e riprodurli (in forma cartacea, in un diverso formato di file, inviati a mezzo fax attraverso un fax server installato nella rete di PC, come allegati a e-mail, ecc..).

La dimensione dei documenti scansionati è ottimizzata al fine di ottenere un “peso” dei files estremamente ridotto ed è quindi possibile memorizzare e mantenere in linea una quantità enorme di documenti.

Gli utilizzatori del sistema possono stabilire, preventivamente, le modalità di archiviazione, le quali possono variare a seconda delle specifiche esigenze aziendali o dei reparti all'interno dell'azienda. Ciò è possibile attraverso la memorizzazione mediante chiavi di ricerca tramite le quali, come si è detto sopra, è possibile ricercare un determinato documento.

L’utente ha la possibilità di inserire nuove e specifiche chiavi di ricerca, secondo le proprie esigenze di archiviazione.

Grazie alla funzione OCR, i dati presenti sul file da archiviare, da utilizzare come chiavi di ricerca, vengono automaticamente rilevati evitando la digitazione manuale, andando così a risparmiare tempo e tutelandosi da eventuali errori.

Con la mappatura del documento è possibile riconoscere e memorizzare le posizioni di ciascun dato significativo. In tal modo, ogni qualvolta si effettuerà una scansione di un documento riconducibile allo stesso soggetto (ad es. una fattura dello stesso fornitore), questo sarà riconosciuto automaticamente e i relativi dati significativi saranno, sempre automaticamente, prelevati e resi disponibili in attesa di una conferma definitiva. Sono previste funzioni di controllo, di quadratura del documento, di congruenza del dato e di modifica di ogni singolo campo; sono, altresì, riconoscibili dati stampati con scarsa leggibilità (stampanti con nastro in esaurimento, allineamento impreciso dei valori nelle apposite caselle, ecc..).

iDoc  è provvisto di una serie di tabelle che gestiscono il flusso dei documenti archiviati. Con la gestione di protezione dei documenti, è possibile stabilire i permessi di visualizzazione dei vari documenti, quale utente o quale gruppo di utenti sono abilitati a visualizzare e trattare determinati documenti riservati (ad es. è possibile impostare il sistema affinchè le fatture dei fornitori possano essere consultate solo dall'ufficio amministrativo e non dal’ufficio marketing, ecc.), nel rispetto di specifiche esigenze interne e della normativa sulla privacy.

Il sistema contempla la funzione in virtù della quale vi è la possibilità di stabilire lo status dei documenti: questa operatività è molto utile qualora un documento abbia varie fasi, o passaggi, di approvazione (ad es. approvazione ufficio ordini, rifiuto ufficio tecnico, ecc.).

Il software prevede l'attribuzione ai vari documenti di un codice pratica: con questa funzione tutti i documenti facenti parte di una determinata pratica possono essere immediatamente reperiti; inoltre, è possibile impostare la successione temporale delle scadenze all'interno di una stessa pratica.

Un'altra interessante ed utile funzionalità di iDoc  è data dall'ASD (Archiviazione Storico Documenti), grazie al quale l'utente può archiviare documenti in base alla data, alla categoria documento, ecc.. e scegliere su quale supporto eseguire l'archiviazione (CD, DVD, Hard Disk esterni, ecc..); viene memorizzata la posizione del supporto di storicizzazione e, conseguentemente, l'utente è in grado, anche a distanza di anni, di avere l'immediata disponibilità del documento memorizzato.

iDoc®, nella versione Web client, è fruibile anche a mezzo Internet. Questa opzione, che non necessita l'installazione di alcun programma sul PC, è particolarmente interessante perché Vi permetterà di poter consultare documenti previo accentramento degli stessi in un database presente su un Web server.

Con il modulo visualizzatore l'utente può ricercare e visualizzare (o stampare) documenti precedentemente archiviati da qualsiasi altro operatore.

Per informazioni contattare: System Srl supporto commerciale

Pubblicato in iDoc
Venerdì, 27 Maggio 2011 16:12

iDoc touch

 

SEMPLICE COME PREMERE UN TASTO... EFFICACE E COMPLETA COME UN SISTEMA ESPERTO iDocTouch è un nuovo concetto di gestione dei Documenti nell'ambito dell' “Office Automation”, racchiude in se la sintesi di : sistema di archiviazione digitale dei Documenti completa e definitiva personal computer e/o server RunTime multifunzione (copia / scansione / e-mail / fax server) utilizzando un dito sullo schermo touchscreen della iDocTouch si seleziona: il raccoglitore dove inserire il documento (ad es. fatture,corrispondenza, contratti ecc.) la Data (quella del giorno è già pre-impostata) opzionalmente il mittente o destinatario del documento (anche da tabella pre-caricata) i documenti vengono scansionati ed archiviati definitivamente, e contemporaneamente condivisi e consultabili sulla rete di PC dell'ufficio (dagli operatori abilitati) I VANTAGGI SONO EVIDENTI E “SOSTANZIALI” nessuna archiviazione di documenti cartacei; risparmio notevole di tempi e costi si evitano inutili e costose duplicazioni di documenti già esistenti condivisione in rete del documento in tempo reale anche tramite browser internet archiviazione anche di qualsiasi altro tipo di file “contenitore” unico per tutto l'archivio aziendale istruzione all'utilizzo in 30 minuti utilizzo della carta per riprodurre “fotocopie” solo se e quando serve (utilizzando una qualsiasi stampante già presente in ufficio) nessun consumo di toner invio diretto via e-mail (con archiviazione automatica collegata al documento originale) invio diretto e ricezione dei documenti via fax con relativa archiviazione automatica.

A CHI SI RIVOLGE. a qualsiasi azienda di varie dimensioni studi professionali (commercialisti; consul. Del lavoro, notai, avvocati ecc.).società finanziarie banche uffici della pubblica amministrazione compagnie ed agenzia di assicurazioni immobiliari, agenzie pratiche automobilistiche.

Per informazioni contattare: System Srl supporto commerciale

Pubblicato in iDoc
Venerdì, 27 Maggio 2011 17:11

iDoc web

iDoc WEB, è un prodotto nativo “web based” per internet e intranet che permette attraverso l’uso del browser la:

• consultazione

• archiviazione

• l’invio e la condivisione di documenti e files

iDoc WEB è un "addon" di iDoc e può essere utilizzato per effettuare archiviazioni di documenti tramite un browser oppure ricercare i documenti già archiviati. Questo modulo, che non necessita l'installazione di alcun programma sul PC, è particolarmente interessante per quelle aziende che, avendo sedi o filiali sparse ovunque nel mondo, sono messe nella condizione di poter condividere documenti previo accentramento degli stessi in un database presente su un Web server.

L’interfaccia è molto simile a quella di iDoc windows, caratterizzata dalla semplicità e rapidità di utilizzo. Una sola installazione “lato server”, e si è subito pronti a lavorare in tantissimi utenti e da qualsiasi PC con accesso ad internet. Il database di iDoc WEB è il medesimo di quello di iDoc windows, pertanto è possibile installare sullo stesso server e nella stessa rete, entrambe le versioni, in modo che alcuni operatori possono lavorare con la versione windows ed altri con quella web. I vari operatori possono essere abilitati dall’amministratore di sistema, sia ad archiviare che consultare, oppure alla sola consultazione dei documenti

I moduli da cui è composto iDoc WEB sono:

iDoc WEB CONSULTAZIONE Permette la ricerca e la consultazione dei documenti archiviati senza l’installazione di nessun programma

iDoc WEB Archiviazione Permette il trasferimento dei file da archiviare sul server, l’archiviazione dei documenti e la modifica delle chiavi di ricerca

iDoc WEB FAX ONLINE Permette l’invio dei documenti archiviati o ancora in fase di archiviazione tramite mail e FAX senza l’uso di programmi esterni.

 iDoc WEB utilizza i seguenti database:  MS SQL server 2008 , MS MSDE / express , MySql (windows e linux). 

Per informazioni contattare: System Srl supporto commerciale

Pubblicato in iDoc

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    iDoc  iDoc® archiviazione ottica dei documenti Il software proposto da SYSTEM Srl è uno strumento innovativo e completo in termini di funzionalità, che si distingue non solo per l'indiscussa qualità dei contenuti ma anche per il non meno rilevante aspetto dei costi di acquisizione, di sicuro interesse. Riteniamo importante far presente che iDoc  prevede, all'interno di un apposito modulo, la gestione automatica…
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