Dal 1 gennaio 2019 è scattato l’obbligo della fatturazione elettronica per tutti i soggetti obbligati, ad esclusione dei soggetti forfettari e minimi.
System srl mette a disposizione una soluzione software dal costo contenuto e di facilissima compilazione che permette di ottenere le fatture e consentirà l’invio delle stesse.
Verrà rilasciato, a tutti i clienti che già utilizzano le nostre procedure, sia il software per l’ottenimento delle fatture in formato XML sia la possibilità di invio automatico alla piattaforma SDI che dovrà essere utilizzata sia per le fatture attive che le fatture passive, ed infine l’import delle fatture nel software gestionale.

Questo nuovo obbligo riguarda tutte le attività, che se sprovviste di software gestionale, oppure utilizzatrici di programmi obsoleti e non più aggiornabili, molto probabilmente si rivolgeranno al loro Studio Commerciale.

Per quanto riguarda i clienti già utilizzatori delle nostre soluzioni software, abbiamo preparato la soluzione che consente di gestire tutte le fasi di fatturazione elettronica b2b: emissione, trasmissione, archiviazione e conservazione, e contabilizzazione automatica che di seguito spieghiamo meglio dividendo i processi in fasi.

FASE 1 : ottenimento XML

Dal gestionale è possibile ottenere in modo automatico le fatture in formato XML sia dalla Parcellazione che dalla Fatturazione.

FASE 2: trasmissione – archiviazione – conservazione

Per la trasmissione al SDI, archiviazione e conservazione utilizzeremo una piattaforma di un intermediario certificato (l’intermediario è un conservatore accreditato e certificato nel settore della dematerializzazione documentale) che provvederà alla trasmissione al sistema di Interscambio (SDI). La piattaforma consentirà anche la ricezione del flusso delle fatture passive.

Funzioni della Piattaforma

• Visualizzazione sequenziale delle fatture in forma semplificata “sfogliatore” per agevolare l’utilizzatore nella lettura delle fatture ricevute da SDI in formato XML
• Sistema di approvazione contabile
• Gestione eventuali note in forma grafica
• Visualizzazione degli allegati
• Generazione PDF della fattura in forma semplificata
• Notifica della ricezione delle fatture via mail
• Gestione semplificata delle fatture carburanti con possibilità di gestione veicoli
• Predisposizione manuale della fattura con generazione del file xml conforme alle specifiche ministeriali e invio automatico a SDI.
• Compilare le fatture dallo Studio o dal cliente anche in mobilità.

Conservazione digitale a norma del fascicolo della fattura

• Conservazione PEC fattura ricevuta o log FTP per attestazione data di ricezione valida ai fini della detraibilità dell’imposta
• Conservazione PEC fattura emessa che attesta data di invio della fattura al proprio gestore PEC
• Conservazione notifiche ricevute da SDI che attestano la corretta emissione delle fatture

Gestione documentale

• Archiviazione fatture in formato XML e PDF semplificato con relative notifiche in cartelle divise per clienti
• Ricerca documenti con chiavi libere
• Fatture sicure: tutti i documenti sono salvati in server farm con garanzia di disaster recovery e backup continui

Precisiamo che in alternativa alla nostra soluzione le fatture XML potranno essere inviate al SDI utilizzando gli strumenti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, in questo caso la gestione e l’invio dovrà essere effettuato in totale autonomia.

FASE 3: Contabilizzazione automatica file XML

Gli utilizzatori dei nostri software potranno automatizzare la registrazione delle fatture attive e passive in contabilità diminuendo così i tempi per la registrazione, avendo la possibilità di scaricare in modo automatico i files XML sia delle fatture emesse che ricevute con possibilità di visualizzare/stampare la fattura e ottenere la proposta di registrazione contabile con la proposta dell’ultima contropartita utilizzata per quel fornitore/cliente da confermare o variare.