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iDoc® archiviazione ottica dei documenti

Il software proposto da SYSTEM Srl è uno strumento innovativo e completo in termini di funzionalità, che si distingue non solo per l'indiscussa qualità dei contenuti ma anche per il non meno rilevante aspetto dei costi di acquisizione, di sicuro interesse.
Riteniamo importante far presente che iDoc  prevede, all'interno di un apposito modulo, la gestione automatica del processo di archiviazione sostitutiva: firma digitale, Marca Temporale ed Evidenza Informatica (impronta del documento).
Per l’archiviazione sostitutiva i principali riferimenti normativi sono i seguenti:

• DPCM 13/01/2004, pubblicato sulla G.U. n. 98 del 27/04/2004 (sostituisce il DPCM 08/02/99)
• DECRETO 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto (G.U. 3 febbraio 2004, n. 27)
• Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. (Deliberazione n. 11/2004) - (G.U. 9 marzo 2004, n. 57)
• Fatture elettroniche – attuazione della direttiva 2001/115/CE D. Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52, pubblicato sulla G.U. n. 49 del 28/2/2004
• AGENZIA DELLE ENTRATE DIREZIONE CENTRALE NORMATIVA E CONTENZIOSO Circolare del 06/12/2006 n. 36.

L’assidua attività di ricerca e sviluppo finalizzata al periodico aggiornamento delle tecnologie esistenti con conseguente adeguamento ai nuovi standard permette di realizzare prodotti dalle elevate performance che contribuiscano a rendere il lavoro quotidiano il più redditizio possibile.
Le soluzioni offerte sono incentrate, prevalentemente, sull'archiviazione di documenti cartacei e di files in forma digitale e sul "workflow", vale a dire la gestione del flusso dei documenti.

La soluzione che Vi proponiamo per l’archiviazione digitale è iDoc ®.

iDoc  è una procedura che consente di scansionare tutti i documenti cartacei (fatture, DDT, lettere ecc..), di riconoscerne gli elementi significativi (categoria, data, numero documento, importi imponibili, IVA, scadenza pratica, mittente, destinatario, ecc..) e di memorizzarli con varie chiavi di ricerca.
I documenti vengono trasformati in immagini digitali, files di tipo PDF o TIFF, attraverso un qualsiasi scanner (preferibilmente con caricatore ADF oppure una macchina Digitale Multifunzione, per scansionare in pochissimo tempo grandi volumi di documenti).

I documenti già presenti in forma digitale, in quanto generati da altro software o ricevuti come allegati di e-mail, possono essere comunque archiviati in modo organizzato secondo le esigenze aziendali in maniera tale da essere velocemente rintracciati e riprodotti.

I documenti, una volta acquisita la forma digitale, vengono catalogati ed archiviati nel database di iDoc . In qualunque momento è possibile rintracciare i documenti (per utente, clienti/fornitori, status e tipologia di archiviazione) e riprodurli (in forma cartacea, in un diverso formato di file, inviati a mezzo fax attraverso un fax server installato nella rete di PC, come allegati a e-mail, ecc..).

La dimensione dei documenti scansionati è ottimizzata al fine di ottenere un “peso” dei files estremamente ridotto ed è quindi possibile memorizzare e mantenere in linea una quantità enorme di documenti.

Gli utilizzatori del sistema possono stabilire, preventivamente, le modalità di archiviazione, le quali possono variare a seconda delle specifiche esigenze aziendali o dei reparti all'interno dell'azienda. Ciò è possibile attraverso la memorizzazione mediante chiavi di ricerca tramite le quali, come si è detto sopra, è possibile ricercare un determinato documento.

L’utente ha la possibilità di inserire nuove e specifiche chiavi di ricerca, secondo le proprie esigenze di archiviazione.

Grazie alla funzione OCR, i dati presenti sul file da archiviare, da utilizzare come chiavi di ricerca, vengono automaticamente rilevati evitando la digitazione manuale, andando così a risparmiare tempo e tutelandosi da eventuali errori.

Con la mappatura del documento è possibile riconoscere e memorizzare le posizioni di ciascun dato significativo. In tal modo, ogni qualvolta si effettuerà una scansione di un documento riconducibile allo stesso soggetto (ad es. una fattura dello stesso fornitore), questo sarà riconosciuto automaticamente e i relativi dati significativi saranno, sempre automaticamente, prelevati e resi disponibili in attesa di una conferma definitiva. Sono previste funzioni di controllo, di quadratura del documento, di congruenza del dato e di modifica di ogni singolo campo; sono, altresì, riconoscibili dati stampati con scarsa leggibilità (stampanti con nastro in esaurimento, allineamento impreciso dei valori nelle apposite caselle, ecc..).

iDoc  è provvisto di una serie di tabelle che gestiscono il flusso dei documenti archiviati. Con la gestione di protezione dei documenti, è possibile stabilire i permessi di visualizzazione dei vari documenti, quale utente o quale gruppo di utenti sono abilitati a visualizzare e trattare determinati documenti riservati (ad es. è possibile impostare il sistema affinchè le fatture dei fornitori possano essere consultate solo dall'ufficio amministrativo e non dal’ufficio marketing, ecc.), nel rispetto di specifiche esigenze interne e della normativa sulla privacy.

Il sistema contempla la funzione in virtù della quale vi è la possibilità di stabilire lo status dei documenti: questa operatività è molto utile qualora un documento abbia varie fasi, o passaggi, di approvazione (ad es. approvazione ufficio ordini, rifiuto ufficio tecnico, ecc.).

Il software prevede l'attribuzione ai vari documenti di un codice pratica: con questa funzione tutti i documenti facenti parte di una determinata pratica possono essere immediatamente reperiti; inoltre, è possibile impostare la successione temporale delle scadenze all'interno di una stessa pratica.

Un'altra interessante ed utile funzionalità di iDoc  è data dall'ASD (Archiviazione Storico Documenti), grazie al quale l'utente può archiviare documenti in base alla data, alla categoria documento, ecc.. e scegliere su quale supporto eseguire l'archiviazione (CD, DVD, Hard Disk esterni, ecc..); viene memorizzata la posizione del supporto di storicizzazione e, conseguentemente, l'utente è in grado, anche a distanza di anni, di avere l'immediata disponibilità del documento memorizzato.

iDoc®, nella versione Web client, è fruibile anche a mezzo Internet. Questa opzione, che non necessita l'installazione di alcun programma sul PC, è particolarmente interessante perché Vi permetterà di poter consultare documenti previo accentramento degli stessi in un database presente su un Web server.

Con il modulo visualizzatore l'utente può ricercare e visualizzare (o stampare) documenti precedentemente archiviati da qualsiasi altro operatore.

Per informazioni contattare: System Srl supporto commerciale

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